Událostí se rozumí schůzka plánovaná a konaná za účasti skupiny lidí: dovolená, obchodní jednání, sportovní akce, dětská párty, reklamní kampaň atd. Jelikož se akce nejčastěji účastní velký počet účastníků, je nesmírně důležité starat se o bezpečnost všech pozvaných, jakož i že byli pohodlné, nikdo se nenudil, nebyly žádné stížnosti na jídelní lístek, vystoupení umělců, design zasedací místnosti atd. Abyste se vyhnuli nepříjemným překvapením, musíte být opatrní Ale připravit se.
Příprava události začíná plánováním. Je lepší se starat o to, jak naplánovat událost předem. Čím více času zbývá do významného data, tím více příležitostí k zamyšlení nad věcmi, vážení, vyhýbání se chybám a negativní zpětné vazbě od účastníků. Plány jsou vytvářeny v souladu se zvláštnostmi události, ale existují obecná doporučení pro plánování.
Co plánovat
Za prvé, cíl. Taková akce se neuskutečňuje. Vedoucí společnosti chtějí dosáhnout určitých výsledků: utváření firemní kultury, propagace zboží na trhu, rozšiřování platforem pro podnikání, shromáždění zaměstnanců, oslava výročí (oficiální uznání jeho zásluh společnosti), atd. Hlavní věc je, že cílem by mělo být konkrétní, jasně formulované a dosažitelné. Společně s účelem je také určen druh akce (bufet, piknik, dovolená u vodního parku, atd.).
Další fází plánování je rozpočet. Bez ohledu na to, jak se organizátor snaží, nebude možné realizovat všechny kreativní nápady, pokud to rozpočet neumožňuje. Proto se před rozhodnutím, jak sestavit akční plán, musíte rozhodnout o financích.
Zvažují se tyto položky:
- počet a pohlaví hostů (nezbytné pro přípravu menu, výběr nápojů);
- místo konání akce;
- konstrukční a technické vybavení;
- doprava (pokud je událost pryč);
- fotografování a fotografování;
- pozvání hostitele, umělců;
- ceny a dárky;
- Mediální pokrytí události (v případě potřeby).
Dotazníky
Po vyjasnění výše uvedených problémů můžete začít sestavovat dotazníky pro pozvané. Bude tedy snazší zohlednit přání hostů. Podle výsledků průzkumu budete možná muset provést úpravy plánu a odhadu. Nabízíme přibližný seznam otázek:
- Plánujete se akce zúčastnit?
- Pokud se neplánujete zúčastnit akce, z jakého důvodu?
- Jak jste se o akci dozvěděli?
- Jaká byla registrace pro účast na akci (velmi jednoduchá, jednoduchá, bez problémů, s malými obtížemi, s nějakými problémy)?
- Máte v nabídce nějaké přání?
- Kdo zaplatí za vaši účast na akci?
- Jaká témata, diskusní otázky vás zajímají?
- Máte nějaké dotazy ohledně akce, které?
- Máte nějaké dotazy k hostiteli akce, které?
- Jak byste chtěli dostávat informace o události (adresa, e-mail, telefon)?
- Jiné
Otázky se upravují v závislosti na typu a obsahu události. Hlavním úkolem je sestavit dotazník, aby organizátor obdržel všechny odpovědi, o které má zájem. To pomůže určit, jak vypracovat akční plán, aby nedocházelo k nedorozuměním. Muslimští obchodní partneři se tedy během banketu nedotknou vepřového masa (což znamená, že by menu mělo zahrnovat jídla z kuřecího masa, krůtího krůtího masa) a vtipy přední firemní strany se mohou některým lidem zdát vtipné. Průzkum by samozřejmě měl být anonymní.
Po shromáždění informací postupuje zaměstnanec přímo k přípravě plánu.
Jak naplánovat událost: příklad
Formulář plánu je vytvořen v souladu s GOST R 6.30-2003 „Systémy sjednocené dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování. “ Plán tradičně uvádí druhy práce na přípravě a průběhu akce, termíny a zodpovědnost. Na začátku dokumentu se uvede název organizace a typ dokladu ke schválení, datum, číslo a místo vyhotovení dokladu, razítko schválení. Samostatně vypracované finanční dokumenty, schvalovací listy a seznámení s dokumentem. Ve formě diagramu to vypadá takto:
|
Souhlasím --------------- --------------- (pozice vedoucího společnosti) ----------------------------------------- (celé jméno) (podpis) |
|||
|
Akční plán pro přípravu a vedení -------------------------------------------------- ---- (název události) |
|||
|
Datum: Umístění: Účel akce: |
|||
| Ne. | Druhy práce | Termíny | Odpovědný |
| 1. | Vytvoření organizačního výboru | 15. 12. 2014 | Celé jméno |
| 2. | Vypracování kulturního programu | 15. 12. 2014 | Celé jméno |
| 3. | … | ||
Plán může také obsahovat sloupce „výsledky“ a „poznámky“.
Vypracovaný plán je projednán s vedením společnosti, schválen a sdělován zaměstnancům. Odpovědné osoby daly své podpisy na seznam s informacemi a obdržely kopii plánu. Poté otázka: „Jak vypracovat akční plán?“ považováno za uzavřené.
Akce se zpravidla konají několikrát ročně, takže vedoucí akcí nebo jiný specialista musí vypracovat roční akční plán. Jak vypracovat akční plán na rok?
Roční plán
Před zahájením přípravy ročního plánu je třeba analyzovat činnosti společnosti za uplynulý rok. Na základě výsledků analytické práce je sestavena zpráva, jejíž obsah stanoví cíle na následujících 12 měsíců. Akce konané v novém kalendářním roce budou zaměřeny na dosažení těchto cílů.
Události jsou plánovány na měsíc. Kolik akcí se bude každý měsíc konat - rozhodne se společnost. Vše záleží na cílech a naléhavých problémech. Předpokládají se jednorázové, pravidelné a probíhající činnosti. Jednorázové akce zahrnují zejména nákup vybavení od zahraniční společnosti. Aktuální událost se také koná jednou, ale trvá delší dobu. Periodické události se opakují v určitém časovém intervalu. Může se jednat o rozvoj zaměstnanců (konference, semináře, webináře), vývoj a implementaci projektů, firemní akce a další. Všechny události by měly být logicky v souladu s ostatními ohledně proveditelnosti, předmětu a načasování události.
Roční plán
Roční plán je vypracován ve formě obecného pracovního plánu nebo časového plánu. Někdy jsou vhodné obě možnosti (například pokud umělci pracují v různých organizacích). Podívejme se na tyto typy plánů podrobněji.
V obecném ročním plánu je uvedeno sériové číslo, název události, termíny, výsledky, vedoucí pracovníci a poznámka. Kapitola „Výsledek“ označuje produkt činností odborníků: schéma procesu nebo mechanismu, dokončený projekt, zpráva, balíček dokumentů atd.
| Ne. | Název události | Výsledky | Termíny | Účinkující | Poznámky | ||||
| Začněte | Končí | LLC | OJSC | CJSC | |||||
| 1. | Mezinárodní konference | Kolekce abstraktů | 01/15 | 01/17 | Celé jméno | Celé jméno | Celé jméno | Zapojeni jsou studenti specializovaných univerzit | |
| 2. | Prezentace nové odrůdy sýrů | Zpráva o prezentaci nové odrůdy sýrů | 16.02 | 02.17 | Celé jméno | Celé jméno | Celé jméno | Zapojeni jsou technologové podniků | |
| 3. | … | ||||||||
Při sestavování časového plánu jsou aktivity uvedeny pro každý měsíc. Spojení mezi názvem události a měsícem je vymalováno. Dokument může vypadat asi takto:
| Ne. | Název události | Výsledky | Účinkující | 2014 rok | Poznámky | ||
| Leden | Únor | Březen | |||||
| 1. | Mezinárodní konference | Kolekce abstraktů |
LLC OJSC CJSC |
||||
| 1.1. | Příprava zpravodaje | Informační dopis | Vedoucí kanceláře | ||||
| 2. | Prezentace nové odrůdy sýrů | Zpráva o prezentaci nové odrůdy sýrů | |||||
| 2.1. | Příprava brožur | Letáky | Marketingové oddělení | ||||
Kromě ročního plánu se vyvíjí zdůvodnění opatření, formulářů pro podávání zpráv a kontrol a příloh. Aplikace zahrnují:
- finanční záznamy;
- komunikační plán, podpora dalších událostí;
- analýza rizik.
Všechny výše uvedené plány jsou určeny pro dospělé. S dětmi se však pořádají různé akce. Vzory tvorby plánů pro kluky jsou zhruba stejné, ale existují některé funkce.
Jak vytvořit akční plán pro děti
Akce pro mladé občany se liší od akce pro dospělé, především vzdělávací a (nebo) zdravotní orientace. Odpovědní jsou jmenovaní učitelé, psychologové, baviči, knihovníci, poradci ve zdravotnických táborech a další odborníci pracující s dětmi. Specifika události závisí na věku dětí a stanovených úkolech. Zvažte vlastnosti plánování událostí v předškolním, školním, knihovnickém a rekreačním táboře.
Mateřská škola
Činnosti mateřských škol jsou součástí ročního plánu. Zajištěno:
- matiné (tematické a svátky);
- sportovní prázdniny;
- dny a týdny zdraví (zahrnují různé aktivity);
- rodičovská setkání atd.
Pro každou z těchto činností je vypracován plán nebo scénář, který je schválen manažerem a dohodnut s jejím zástupcem. Uveďte název události, účel, úkoly, čas a místo události, vybavení, inventář, průběh události (ve skriptu) a odpovědné osoby. Zde je příklad vytvoření akčního plánu pro Den zdraví:
|
Potvrzuji: vedoucí --------------- (celé jméno) "____" ______________ 2014 |
|||
|
Dohodnuto: Zástupce vedoucího OIA ------------------------------ (celé jméno) "____" ______________ 2014 |
|||
| Akční plán dne zdraví (datum) | |||
| Čas a místo | Název události | Skupina | Odpovědný |
|
8, 00 - 8, 30 Sportovní hřiště |
Ranní gymnastika | Všechny skupiny | Skupinové pedagogy |
|
10, 00 - 10, 30 Sportovní hala |
Štafetové závody | Skupina seniorů | Instruktor tělesné výchovy, skupinový pedagog |
| … | |||
|
15, 00 - 15, 20 Pool |
Sportovní volno „Neptun přišel k nám“ | Střední skupina | Instruktor plavání, zdravotní sestra, skupinový pedagog |
| Přes den | Foto reportáž z Den zdraví | Všechny skupiny | Učitelé skupin, pomocní učitelé |
V závislosti na specifikách události lze uvést očekávané výsledky (snížení incidence žáků, utváření představ o zdravém životním stylu dětí, zvýšení úrovně pedagogické kultury rodičů atd.).
Scénářem akce pro předškoláky jsou hry, představení na základě pohádek, kouzelných triků, atrakcí. Je důležité, aby dovolená byla zajímavá, zábavná, živá a hlavně - užitečná pro děti.
Škola
Aktivity pro studenty jsou plánovány během školního roku a během prázdnin. Akční plány sestavuje ředitel, třídní učitel, učitel tělesné výchovy, organizující učitel a psycholog. Plány vypracované učiteli jsou kontrolovány a schvalovány ředitelem školy. Cíle a cíle akce jsou plánovány, očekávané výsledky, jmenováni odpovědní. Při plánování se přihlíží k věku dětí, jejich zájmům, problémům ve třídě (akademický výkon, chování, vztahy v týmu atd.), Jakož i objektivním faktorům (sezóna, typ osídlení, zejména terén, klima atd.), památná data. V souladu s tím se pořádají akce na téma „rytíři a princezny“, „seznámení s hudebním divadlem“, „svátek léta“, „bojovali za vlast“ a další. Hlavní věc je, že by děti měly mít zájem. Samotní studenti se také podílejí na přípravě a plánování akce. Jak vytvořit akční plán? Vzorek je uveden v tabulce.
|
Souhlasím Ředitel č. --------------------------- (celé jméno) |
||||
| Podzimní prázdninový vzdělávací plán | ||||
| Ne. | Událost | Datum | Třída | Čas |
| 1. | Návštěva Divadla hudební komedie | 28.10.2013 | 11 | 16:00 |
| 2. | Operace Vyléčit knihu | 29/29/2013 | 5-6 | 12, 00 |
| 3. | … | |||
Dětská knihovna
Zaměstnanci knihovny zajišťují, aby děti četly více a milovaly knihy. Za tímto účelem se konají literární večery, kvízy, aukce atd. Jak vypracovat akční plán v knihovně? Tato práce se provádí v několika fázích. Je vybráno téma události, je určen její účel a cílení podle věku. Podle věku účastníků jsou vybírána literární díla, je zpracován scénář.
Knihovníci nezapomínají na reklamu: plakáty, letáky, pozvánky. Důležitým bodem je příprava ilustrativního materiálu. Samotná událost je zaznamenána, analyzována a propagována v médiích. Formulář plánu může být něco takového:
| Ne. | Formulář události | Název události | Publikum | Datum |
| 1. | Průvod | Den svatého Valentýna | Studenti středních škol | 02/14 |
| 2. | Otázka a odpověď Večer | "Kdo ví víc příběhů?" | Předškoláci a studenti základních škol | 03/18 |
| 3. | … |
