Každý zná slovo protokol. Úředníci to pravidelně slyší na schůzkách, policisté je používají při svých profesních činnostech a hlavy států a diplomaté jsou nuceni dodržovat pravidla, která jim jsou diktována. Co je to protokol? Zjistíme to níže.
Význam pojmu protokol
Jako značné množství dalších termínů má toto slovo několik významů. Vše záleží na oblasti činnosti, ve které je požadovaný koncept aplikován. Zohledníme tedy nejčastější situace, kdy je obvyklé mluvit o protokolu.
Pokud mluvíme o podnikatelském prostředí, pak je protokol dokumentem popisujícím událost (setkání, schůze, představenstvo atd.).
Již jsme se zmínili výše o policii, která také často vypracovává podobný dokument. V tomto případě je zahrnuta skutečnost, že došlo k trestnému činu nebo trestnému činu.
V mezinárodním formátu je protokol soubor pravidel, která by se měla dodržovat při oficiálních schůzích vládních úředníků a diplomatických úředníků. Například existuje protokol o schůzkách mezi hlavami států nebo návštěva prezidenta.
V tomto článku se však zaměříme na koncept obchodních protokolů.
Zápisy z jednání
Obchodní jednání jsou nedílnou součástí všech procesů v podnikatelském prostředí. Mohou oficiálně projít, s ohledem na stanovený čas a pouze v kancelářské budově. Neformální obchodní data jsou také velmi populární. V druhém případě se můžete obejít bez potvrzení protokolu konverzací. Pokud je schůzka oficiální, musí být písemná v souladu se všemi pravidly.
Protokol je veden tajemníkem nebo jinou osobou s takovým oprávněním. Chcete-li udržet krok s konverzací, pokuste se najít přibližný seznam otázek, které budou projednány na schůzce. Přítomnost diktafonu nebude nadbytečná, aby nezmeškaly podrobnosti, protože protokol je velmi podrobným popisem obchodní události.
Měla by být zaznamenána jména přítomných i chybějících. Pro sebe si můžete dělat poznámky o poloze každého, kdo přišel na schůzku, takže autorství určitých slov lze označit bez chyb.
Na začátku každého zasedání je stanoven postup pro posuzování otázek, nezapomeňte si jej napsat doslovně.
Pokud schůze měla hlasování, uveďte její výsledky (kolik lidí hlasovalo pro a kolik hlasovalo proti). V případě, že byl na schůzce přítomen malý počet lidí, máte také možnost zaznamenat jména a příjmení všech voličů.
Nevkládejte provádění protokolu do dlouhého pole, protože během této doby můžete zapomenout na podrobnosti schůzky.
Vyjednávací protokol
Jednání se liší od pravidelného obchodního jednání tím, že obvykle projednávají jednu nebo několik otázek, které hrají pro obě strany velkou roli. V tomto případě je protokol příležitostí ke stanovení všech nuancí rozhovoru a požadavků stran. Problém, který není vždy zvažován, je vyřešen okamžitě po prvních jednáních, takže ředitelé nebo jiní zaměstnanci potřebují čas a úplné informace o schůzce.
Protokol jednání je vypracován na stejném principu jako jakýkoli obchodní dokument.
Je nutné uvést datum popsané události, číslo dokladu a plnou verzi jména. Následuje úvod, který nutně označuje seznam účastníků a hlavní témata k diskusi.
V hlavní části jsou informace obvykle rozděleny do tří částí: „posloucháno“, „mluvené“, „rozhodnuto“. V plné verzi protokolu jsou slova všech mluvčích citována doslovně a v některých případech je také duplikován výpis z protokolu, který duplikuje jeho část.
