Zápis z jednání je dokumentem odrážejícím všechna důležitá rozhodnutí této události. Nesprávné formulace, a to jak z hlediska smyslu, tak z hlediska designu, mohou způsobit, že jej účastníci sporu zpochybní. Kromě toho existuje potenciální riziko, že dojde k nesprávným rozhodnutím o řízení, pokud zápisy z výrobní schůzky obsahují zavádějící informace. Správně uspořádat to pomůže soubor jednoduchých doporučení.
Text tohoto dokumentu obvykle obsahuje dvě části: úvodní a hlavní. Zápis z jednání (jeho první polovina) obsahuje popis hlavních parametrů události: pozice, celé jméno účastníci, předseda a tajemník. Pokud má jeden z přítomných zvláštní status (pozvaný, expert, pozorovatel atd.), Je to také uvedeno v dokumentu. Pokud se schůzky zúčastnilo mnoho lidí, mohou zápisy z jednání obsahovat údaje o nich na samostatném listu, což je neoddělitelnou aplikací dokumentu. Úvodní část končí programem, který obsahuje seznam řešených otázek. Je žádoucí je uspořádat do důležitosti, nicméně v seznamu otázek mohou být ovlivněny i další faktory. Například struktura agendy může záviset na logickém vztahu části jejích otázek nebo zaměstnávání osob účastnících se akce. Samotný dokument je vyhotoven na hlavičkovém papíře organizace (její jednotky), musí být uveden, když se schůzka konala.
Zápis z jednání v hlavní části by měl odpovídat úvodnímu. Zejména by její body měly být ve stejném pořadí jako na pořadu jednání. Algoritmus pro vytváření textu, který zachycuje informace o každém bodu programu, je následující: „poslouchal“, „mluvil“, „rozhodl se“. Hlavním pravidlem v této části protokolu je, že by se neměl proměňovat v jakýsi přepis.
Zejména „poslouchaná“ podpoložka popisuje, kdo byl hlavním řečníkem v dané problematice, co navrhl v důsledku své řeči. U přednášejících účastníci rovněž uvedou, kdo řekl, co navrhli. Toto rozhodnutí stanoví konečné postavení většiny účastníků schůzky. Pokud bylo přijato na základě hlasování, uvede se, kolik lidí za to bylo, kolik bylo proti a počet členů, kteří se zdrželi hlasování. V závislosti na důležitosti diskutovaných otázek lze uvést úplná jména. lidé, kteří zaujali toto nebo takové postavení.
Protokol schůze je vypracován tajemníkem, samotný dokument je podepsán jednatelem a předsedou schůze. Zdrojem informací pro jeho kompilaci jsou ručně psané návrhy, poznámky vytvořené pomocí hlasového záznamníku, přepisy. Vyžaduje-li řešení otázek zjištěných během schůzky oprávnění vyššího úředníka, který se schůze nezúčastnil, může být pro rozhodnutí tohoto vedoucího poskytnuto další schválení. Podepsaný a registrovaný protokol lze zaslat jako jeden dokument a ve formě výpisů pro úředníky, na které se vztahuje pouze část otázek.
