Není možné si představit žádnou moderní kancelář společnosti bez mini-telefonní ústředny. Koneckonců, toto zařízení je zodpovědné za organizaci vysoce kvalitní interní komunikace a racionálního využívání městských telefonních linek. Dnes je boj mezi administrativními pracovníky o právo volat z jediného dostupného čísla minulostí. V současné době je tento problém řešen pomocí externích a interních linek. Počet pevných telefonních čísel není třeba zvyšovat. Jak vybrat pobočkovou ústřednu pro kancelář a jak ji nainstalovat? Odpovědi na tyto a další otázky naleznete v tomto článku.
Co je PBX?
Office PBX je malá automatická telefonní ústředna. Je určen pro obsluhu malého počtu městských čísel. S takovým zařízením si společnost může dovolit nepřidělit samostatný řádek pro každé použité číslo. To vede k nižším nákladům na volání.
PBX soustředí zatížení na linku. Vzhledem k tomu, že každý z nich je používán intenzivněji, může společnost odmítnout část pevných čísel nebo zajistit normální fungování podniku, pokud je jich nedostatek.
Princip fungování mini-automatických telefonních ústředen pro kancelář je obdobou práce vícekanálových stanic, na nichž operátoři telefonních komunikací pracují. Rozdíl je pouze v počtu obsloužených pokojů. V případě kancelářské instalace je toto číslo mnohem menší. Mini-ATS se také vyznačuje rozčleněním na interní a externí linky.
Jak vybrat PBX pro kancelář? Přečtěte si více o tom níže.
Jak si vybrat pobočkovou ústřednu?
Aby bylo možné při nákupu ústředny správně zvolit, musíte se rozhodnout o vstupních datech a uvést požadovaná kritéria.
Vstup označuje počet dostupných pevných linek a požadovaný počet pracovních rozšíření. Standardní rozdělení je toto: každá městská linie odpovídá 3-4 domácím. V každém případě se při určování počtu obsluhovaných místností doporučuje, abyste při instalaci pobočkové ústředny do kanceláře konzultovali odborníka. Nejmenší kapacita takového zařízení jsou 3 pevné linky a 8 interních účastníků.
Je nutné objasnit, zda po instalaci kancelářské ústředny zůstanou volné vnější i vnitřní kanály. Taková populace by neměla být velká, ale s její úplnou absencí v blízké budoucnosti může nastat řada problémů. Nesmíme zapomenout na vnitřní linky pro faxy a modemy.
Měli byste se také rozhodnout o výrobci. Nejoblíbenějšími společnostmi, které vyrábějí pobočkové ústředny, jsou Panasonic a LG.
Existuje celá řada důležitých problémů, které musíte pouze projednat s odborníkem na připojení PBX:
- přítomnost vestavěného adaptéru pro připojení nepřerušitelných napájecích baterií;
- potřeba konektoru pro počítač, který provádí vyjednávací protokoly;
- schopnost rovnoměrně nastavit režim rozložení zátěže na každé z městských linek.
Nyní víte, jak vybrat pobočku pro kancelář. Nastal čas dozvědět se více o hlavních funkcích tohoto zařízení.
Hlavní funkce, které jsou vybaveny ústřednou
Office PBX má následující hlavní funkce:
- Přesměrování hovorů Tato funkce je nejoblíbenější, bez ohledu na typ činnosti podniku. Umožňuje přesměrovat příchozí hovor na fax nebo na konkrétního zaměstnance společnosti. Chcete-li to provést, jednoduše vytočte příslušné číslo pobočky na systémovém telefonu a zavěste. Vnější strana uslyší melodii, dokud nebude navázáno nové spojení. Pokud konkrétní zaměstnanec není na svém místě nebo je jeho linka obsazena, bude externí hovor vrácen do systémového telefonu.
- „Odposlech“ hovoru. Tato funkce je nezbytná v případě, kdy jeden ze zaměstnanců šel na jinou plochu a v té době zazvonil telefon. PBX pro kancelář umožňuje tomuto zaměstnanci přijmout hovor, i když se pohybuje po obvodu. Za tímto účelem bude muset zaměstnanec vytočit určitou kombinaci čísel na jakémkoli zařízení.
- Příjem hovoru během hovoru. Pokud během hovoru dorazí paralelní hovor, bude v sluchátku slyšet určitý signál. Zadáním jednoduchého kódu můžete na toto volání odpovědět.
- Pořadí připojení. V případě neúspěšných pokusů o dosažení pevné linky, která je neustále obsazena, musíte vytočit speciální kód. Ústředna vás upozorní, že požadovaná linka byla uvolněna a připojení bude navázáno automaticky.
- "Následuj mě." Tato funkce umožňuje přesměrovat na kterékoli z vnitřních čísel v obvodu kanceláře. Zaměstnanec tedy nemusí být na pracovišti, ale všechny jeho příchozí hovory budou jím přijaty.
- Konferenční hovor. Tato funkce umožňuje připojit jednoho nebo více dalších účastníků k telefonní konverzaci. Účastníky konference mohou být interní i externí účastníci.
- Spojení s konverzací. Díky této funkci se může manažer kdykoli spojit s kterýmkoli ze svých podřízených, i když v tu chvíli probíhá telefonní hovor. Ke konverzaci se může připojit pouze účastník s odpovídající úrovní priority. Tento proces je doprovázen zvukovým signálem. Během instalace a konfigurace ústředny jsou přiřazeny odpovídající úrovně priority.
Další funkce ústředny
Kromě základních funkcí, které mají pobočkové ústředny ve výchozím nastavení, existuje řada dalších funkcí, které jsou v konkrétním případě užitečné. Některé z nich jsou popsány níže.
Pokud je recepční zaneprázdněn systémovým telefonem, může být příchozí hovor zařazen do fronty. Externí účastník neuslyší pípnutí, ale hlasovou zprávu, kterou si můžete vytvořit sami. Může to být buď reklamní sdělení, nebo jednoduchý požadavek zůstat na lince.
Další možností, jak trochu zbavit sekretářku, je dát externím předplatitelům právo na vlastní vytáčení interního čísla konkrétního zaměstnance společnosti.
Možnost používat řečové procesory umožňuje vybavit každé rozšíření záznamníkem. Taková hlasová schránka navíc umožňuje zpracovávat příchozí hovory bez zapojení operátorů.
Aby bylo možné zjistit, který ze zaměstnanců provedl dálková nebo mezinárodní volání, je možné každému zaměstnanci vydat osobní kód, pomocí kterého bude osoba moci používat dálkovou komunikaci. Pokud zaměstnanec nemá speciální sadu čísel, nebude moci zavolat na mýtnou linku.
Níže budou popsány standardní i moderní typy kancelářských ústředen.
Analogové PBX
Analogové ústředny lze použít, pokud počet interních účastníků není více než padesát a na funkčnost telefonní sítě nejsou kladeny vysoké požadavky.
Takové zařízení transformuje řeč na pulzní nebo nepřetržitý elektrický signál, jehož amplituda se mění. Dosud jsou analogové mini pobočkové ústředny schopny obsluhovat až 46 portů.
Hlavní výhodou takového zařízení jsou nižší náklady ve srovnání s digitálním ukazatelem stejné kapacity. Nevýhodou analogových ústředen je malý počet servisních funkcí.
Digitální ústředna
Digitální ústředny mohou obsluhovat více než 50 portů. Takové zařízení převádí řeč na binární pulzní toky pomocí techniky modulace pulzního kódu.
Digitální ústředny mají vyšší náklady ve srovnání s analogovými. Díky tomu má takové zařízení velké množství servisních funkcí. Tyto pobočkové ústředny se také mnohem snadněji instalují v kancelářích.
Bezdrátová ústředna
Bezdrátové pobočkové ústředny pro kancelář zajišťují mobilitu zaměstnanců a nevyžadují kabeláž. Při používání takového zařízení mají pracovníci bezdrátové telefony, kterými se mohou pohybovat po celém obvodu.
Na rozdíl od celulární je bezdrátová síť zdarma. Kapacita takových mini-automatických telefonních ústředen lze bez problémů zvýšit. Provoz tohoto připojení nevyžaduje povolení.
Na rozdíl od drátových telefonů jsou rádia chráněna před nasloucháním a skrytým připojením. Kvalita zvuku při použití bezdrátové ústředny je charakterizována jako vysoká.
Virtuální PBX
Virtuální PBX pro kancelář je produktem nejnovější technologie. Je umístěn na serveru internetového operátora, nevyžaduje nákup dalšího vybavení a pracuje na základě dostupné sítě v kanceláři.
Při používání takového zařízení jsou náklady na komunikaci sníženy na minimum. V případě potřeby se rozšiřování kapacity této ústředny provádí velmi rychle.
Pokud úřad změnil umístění, není nutné měnit dostupná telefonní čísla. K instalaci a připojení takové ústředny není třeba zavolat odborníky - veškerá kontrola se provádí přes internet.
PBX pomocí GSM
Mini PBX GSM pro kancelář je navržen tak, aby organizoval telefonní komunikaci v místech, kde není možnost pravidelné linky, ale je signál od mobilního operátora.
GSM brána pomáhá zvýšit počet externích linek a zároveň poskytuje snížené kancelářské náklady na mobilní komunikaci. Jeho instalace je možná v jakékoli budově, městě nebo zemi, kde bude k dispozici vaše IP síť. Mini PBX pro kancelář využívající takové zařízení poskytuje možnost uskutečnit co nejvíce mobilních hovorů pomocí internetu nebo firemní sazby, pokud jsou nižší než obvyklé náklady na volání.
Instalace kancelářské ústředny
Instalace ústředny pro kancelář zahrnuje návrh a konfiguraci. Když posloucháte názor odborníka na připojení takového zařízení, musíte pro vás určit nejdůležitější možnosti a potřebnou kapacitu telefonní ústředny.
Další fází instalace je instalace zařízení. Obvykle se nachází uvnitř speciální skříňky. Po připojení externích a interních portů jsou všechny kabely přeškrtnuty a označeny a je proveden proces počátečního testování systému.
Dalším krokem je programování a konfigurace ústředny. Tento proces je čistě individuální pro konkrétního klienta, protože přání a požadavky každého z nich jsou odlišné.
Pokud jsou kanceláře společnosti umístěny v několika budovách, pak by každá z nich měla založit vlastní ústřednu, která bude spolu komunikovat pomocí digitálního nebo analogového kufru. Obvykle se používá jeden systémový telefon nainstalovaný se sekretářkou. Zbývající zaměstnanci by měli být vybaveni konvenčním zařízením. Pokud bude nutné zásobit všechny zaměstnance systémovými telefony, bude nutné zakoupit další systémové desky pro ústředny, což bude vyžadovat další náklady.
